VIA DEGLI OLMETTI, N 18
00060 FORMELLO (RM)
+39 06 9040661
[email protected]

L’importanza della collaboration nelle aziende

collaboration
by

La collaboration non è un argomento nuovo e le applicazioni che la rendono possibile esistono da molto tempo. Quello che è cambiato, però, è l’importanza di questo argomento in azienda, e l’evoluzione degli strumenti per la condivisione delle informazioni.

La collaboration, ieri…

Oggi parliamo di collaboration e, per iniziare, facciamo un salto nel passato.
Partiamo subito da una riflessione: come è cambiata la nostra giornata tipo da una decina di anni ad oggi?

Personalmente ricordo che nel 2010 tutto il lavoro girava tramite e-mail e telefono.
Decine, centinaia di e-mail, con allegati che viaggiavano da uno scambio all’altro e spesso si danneggiavano o si perdevano nei meandri del loop.
Certamente si usavano già gli applicativi gestionali ed i CRM, come pure le intranet (“bacheche” virtuali), ma il grosso della documentazione, come dicevo, si scambiava per e-mail e con le pen drive. Questi erano gli strumenti più usati se tra colleghi, clienti o fornitori si dovevano scambiare file su cui lavorare a più mani.

Le web conference non avevano ancora preso così tanto piede, sebbene anche in questo caso esistessero già gli strumenti (che peraltro usiamo ancora oggi) per gestire un incontro da remoto.
Insomma, con le dovute eccezioni, se si guarda all’azienda media (ed all’utente medio) di quegli anni, la collaboration sembra quasi, passatemi il termine, “analogica” rispetto ad oggi, ed il concetto di lavoro in team, che condivide tutte le informazioni, era forse più un obiettivo, più che una realtà.

…ed oggi

Oggi lo scenario è completamente cambiato. La crescente complessità della gestione aziendale richiede la collaborazione di un team; e per collaborare efficacemente servono strumenti snelli, semplici da usare ed affidabili.

Inoltre, i teams di oggi sono molto più eterogenei rispetto a quelli di ieri.
Se prima, infatti, le competenze informatiche erano più “uniformi”, nonostante le ovvie differenze anagrafiche tra colleghi, oggi, con una tecnologia che si evolve sempre di più, i gruppi al loro interno possono vedere anche 5 generazioni collaborare fra loro, dalla X ai Millennials, ciascuno con le proprie abitudini, preferenze e conoscenze di strumenti diversi.

La mobilità del lavoro, poi, è un’altra componente importante da considerare nella scelta delle soluzioni. Lavorare da più sedi ed usando più dispositivi necessita di strumenti di collaboration fluidi e smart, come chi li usa.

La “nostra” collaboration

In Gesca già da tempo abbiamo adottato la piattaforma di collaboration di Microsoft per gestire i nostri progetti.

Grazie all’integrazione fra Office, One Drive e Sharepoint, ciascuno di noi ha a disposizione un universo di funzionalità, per condividere documenti e scambiare informazioni.
Possiamo anche integrare le App che usiamo di più all’interno della piattaforma.

Ecco, in breve, una panoramica della nostra piattaforma di collaborazione.

TEAMS

Teams è una App che permette diverse attività per la comunicazione quotidiana.
Le chat, in modo particolare, si stanno rivelando uno strumento prezioso per alleggerire la casella di posta tradizionale e nel contempo scambiare documenti, che vengono archiviati direttamente in One Drive.

Le chat possono essere individuali o di gruppo ed è possibile fissare riunioni attraverso il calendario, che è sincronizzato con Outlook.
È possibile coinvolgere tutto un team o invitare anche persone esterne all’organizzazione.
Non solo: con Teams è possibile effettuare anche chiamate, videochiamate e condividere lo schermo.
 

Il cuore di Teams, ovviamente, è nel termine stesso: la possibilità di creare gruppi e canali, per riunire in modo mirato le risorse in base ai progetti, avendo in un unico luogo tutto quanto necessario per lavorare.
I canali possono essere utilizzati efficacemente per le aree aziendali; in ciascuna è poi possibile creare gruppi di lavoro, ciascuno con la propria documentazione.

Niente più ricerche infinite e ricorsi a “memorie storiche” per trovare un determinato file 🙂
Tutto condiviso e tutto a disposizione, accessibile da qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento.

SHAREPOINT

Sharepoint è il cuore della gestione documentale.

Ogni utente ha la propria area di lavoro, una sorta di mini-sito, dove ha a disposizione tutti i documenti. L’archiviazione di questi documenti avviene attraverso One Drive.

Su ogni file (Word, Excel, Power Point, etc.), che è possibile aprire con le varie App integrate di Office OnLine, è possibile apportare modifiche e viene tenuta traccia delle versioni e dell’utente che le ha realizzate.

Provate a pensare a quante e-mail e quanti allegati si scambiano per giungere alla versione definitiva di un documento e quanto spesso accade che nei passaggi sfuggano note, commenti o si perda la versione più recente di un documento, sovrascrivendola per errore.

I programmi per la produttività sono sempre aggiornati all’ultima versione.

ONE DRIVE

One Drive è il sistema di archiviazione in cloud, che permette di accedere a tutti i documenti, sia online che offline.
Questo significa poter lavorare da qualsiasi luogo, usando qualsiasi dispositivo.
È possibile condividere file anche di grandi dimensioni, gestire le autorizzazioni per ogni utente con cui si vuole collaborare (ad esempio solo visualizzazione, o anche modifica del file).

Le modifiche apportate da più utenti vengono sincronizzate, quindi ciascuno ha la certezza di lavorare all’ultima versione aggiornata del documento.

Risultati tangibili

In poco tempo abbiamo subito visto l’impatto positivo dell’introduzione di Office 365 all’interno della nostra organizzazione.

  • In primis, l’introduzione di questi strumenti di collaboration è stata l’occasione per aggiornare la propria documentazione e riorganizzarla.
  • Abbiamo ridotto del 30% i volumi delle e-mail, anche perché le chat sono risultate sin dall’inizio molto friendly e gradite agli utenti (cosa, questa, da non sottovalutare, quando si introduce una novità nella routine quotidiana).
  • Le mail vengono, così, utilizzate solo per le conversazioni rilevanti e corporate, mentre le cosiddette “comunicazioni di servizio” avvengono via chat.
  • Abbiamo velocizzato enormemente i tempi di organizzazione delle riunioni e la gestione dei vari task.
  • Abbiamo razionalizzato la documentazione e centralizzato l’archiviazione su SharePoint, che ha sostituito il precedente repository per le risorse in comune.
  • I numerosi collaboratori che lavorano distaccati dalla sede oppure in smart working hanno accesso univoco e immediato a tutte le risorse.
  • Tutti gli strumenti di produttività sono sempre disponibili ed aggiornati all’ultima versione.

Un’azienda moderna e competitiva non può prescindere dall’utilizzo di strumenti per la collaboration come quelli che vi abbiamo illustrato.
Noi ne siamo entusiasti 🙂

Spesso si commette l’errore di pensare che, quando le dimensioni di un’impresa sono molto ridotte, certi strumenti potrebbero essere sovradimensionati e rappresentare un inutile costo in più.
L’unico modo di ricredersi è testarlo gratuitamente e fare una valutazione reale, calata nel proprio quotidiano.

Siamo certi che ne rimarrete entusiasti. Come si dice…provare per credere!

Maggiori info?

Dichiaro di aver preso visione dell'informativa sulla privacy e autorizzo il trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 23 del D.lgs. 196/2003 e successive modifiche – Codice in materia di protezione dei dati personali – e del Regolamento UE 679/2016

Letta l’informativa sul trattamento dei dati:

do il consenso al trattamento dei dati personali inerenti il servizio di comunicazione istituzionale GescaInforma
No
nego il consenso al trattamento dei dati personali inerenti il servizio di comunicazione istituzionale GescaInforma