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Informativa Privacy per clienti e fornitori

Informativa per clienti e fornitori sul trattamento dei dati personali ai sensi degli Articoli 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679

La informiamo che in relazione all’esecuzione dei rapporti contrattuali Gesca S.r.l., in qualità di Titolare del Trattamento (da ora in poi “Contitolare” qualora gli Interessati utilizzino prodotti Sistemi S.p.A.), è tenuta a trattare e tutelare i dati personali secondo quanto indicato dal Regolamento Europeo 2016/679 e dal Decreto Legislativo 196/2003 e successive novelle.

1 Finalità

I Dati dell’Interessato sono raccolti per consentire al Titolare di fornire i propri Servizi. Nello specifico, il trattamento dei dati personali è effettuato per le seguenti finalità:

a) la gestione delle attività e gli adempimenti contrattuali;

b) la gestione della fatturazione;

c) la gestione degli incassi o dei pagamenti;

d) gli adempimenti in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro;

e) la gestione delle attività di comunicazione inerenti alle attività tra le parti;

f) la gestione delle attività di comunicazione istituzionale dell’azienda. La comunicazione istituzionale prevede l’invio di avvisi di servizio e/o avvisi di terze parti (partner, fornitori, ecc.), comunicazioni dedicate, tutorial.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti a), b) c), d), e), è obbligatorio (in assenza, non è possibile dare seguito al rapporto tra le parti).
Il conferimento dei dati per l’attività di comunicazione istituzionale dell’azienda (servizio GescaInforma) è facoltativo e richiede un esplicito consenso. I dati (nome, cognome, indirizzo email) vengono acquisiti attraverso i form di contatto presenti sul sito www.gesca.it. Per quanto inerente la revoca vedi punto 10.

2 Oggetto del trattamento: dati raccolti

Per “Dati Personali” si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più̀ elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale.

I dati raccolti sono dati personali di tipo identificativo (nome, cognome, codice fiscale, email, numero di telefono e altre informazioni di contatto e dati di coordinate bancarie).

I dati dianzi indicati verranno trattati esclusivamente per tutte le attività in essere e per tutte le attività a ciò strumentali, incluse le finalità di instaurazione e gestione dei rapporti contrattuali di qualunque tipo, così come definite dalla normativa di settore.

3 Modalità del trattamento

Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti manuali e/o informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti.

Il trattamento dei dati potrà consistere, oltre che nella loro raccolta, nella loro registrazione, conservazione, modificazione, comunicazione, cancellazione in forma automatizzata o semiautomatizzata e la loro conservazione dei dati avverrà in forma cartacea e/o elettronica/informatica.

4 Basi giuridiche del trattamento

Il Titolare tratta i Dati personali in caso sussista una delle seguenti condizioni:

  • ha ricevuto il consenso per una o più finalità specifiche. Nota: in alcuni ordinamenti il Titolare può essere autorizzato a trattare Dati personali senza che debba sussistere il consenso dell’Interessato o un’altra delle basi giuridiche specificate di seguito, fino a quando l’Interessato non si opponga (“opt-out”) a tale trattamento. Ciò non è tuttavia applicabile qualora il trattamento di Dati sia regolato dalla legislazione europea in materia di protezione dei Dati;
  • il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto e/o all’esecuzione di misure precontrattuali;
  • il trattamento è necessario all’erogazione del servizio richiesto;
  • il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare;
  • il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o per l’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare;
  • il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi.

È comunque sempre possibile richiedere al Titolare di chiarire la concreta base giuridica di ciascun trattamento ed in particolare di specificare se il trattamento sia basato sulla legge, previsto da un contratto o necessario per concludere un contratto.

5 Luogo di trattamento e trasferimento all’estero

La gestione e la conservazione dei dati avverranno su server ubicati all’interno dell’Unione Europea del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento. Potranno poi essere conservati presso la sede legale e le sedi operative dell’azienda.

I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server altri Paesi dell’Unione Europea e/o Paesi extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

L’Interessato ha diritto a ottenere informazioni in merito alla base giuridica del trasferimento di Dati al di fuori dell’Unione Europea o ad un’organizzazione internazionale di diritto internazionale pubblico o costituita da due o più paesi, come ad esempio l’ONU, nonché in merito alle misure di sicurezza adottate dal Titolare per proteggere i Dati. Qualora abbia luogo uno dei trasferimenti appena descritti, l’Interessato può chiedere informazioni al Titolare contattandolo agli estremi riportati in fondo alla presente informativa.

6 Comunicazione dei dati

I dati raccolti potranno essere comunicati, per quanto di loro specifica competenza, a:

a) personale dell’azienda incaricato della gestione economico finanziaria dell’azienda e dell’erogazione del servizio richiesto;

b) soci dell’azienda;

c) enti previdenziali ed assistenziali, pubblici e integrativi;

d) istituti bancari e assicurativi;

e) soggetti incaricati della tenuta della contabilità o della revisione del bilancio;

f) studi legali, studi di consulenza del lavoro e consulenti aziendali;

g) amministratori di sistema, tutti formalmente nominati o incaricati;

h) collaboratori del Titolare nella loro qualità di persone autorizzate;

i) altri soggetti esterni formalmente nominati dal Titolare come Responsabili del trattamento;

j) pubbliche autorità per gli adempimenti di legge

7 Misure di sicurezza per la protezione dati

Con l’obiettivo di garantire disponibilità, integrità e disponibilità delle informazioni, per la gestione dei dati personali sono state adottate specifiche misure di sicurezza per tutelare le informazioni da rischi di perdita o distruzione anche accidentale sia dei dati conservati in formato elettronico che cartaceo.

8 Periodo di conservazione

I dati sono trattati per il tempo necessario allo svolgimento del servizio erogato dal Titolare e in funzione degli obblighi legali di conservazione degli stessi. Il Titolare si impegna ad una periodica revisione dei tempi di conservazione dei dati ed effettua periodicamente la loro cancellazione.

9 Diritti dell’interessato

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento europeo 679/2016 (GDPR) e della normativa nazionale, l’interessato può, secondo le modalità e nei limiti previsti dalla vigente normativa, esercitare i seguenti diritti (previsti dall’art. 16 all’art.21):

  • richiedere la conferma dell’esistenza di dati identificativi o particolari che lo riguardano (diritto di accesso);
  • conoscerne l’origine;
  • riceverne comunicazione intelligibile;
  • avere informazioni circa la logica, le modalità e le finalità del trattamento;
  • richiederne l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco dei dati trattati in violazione di legge, ivi compresi quelli non più necessari al perseguimento degli scopi per i quali sono stati raccolti;
  • nei casi di trattamento basato su consenso, ricevere i propri dati forniti al titolare, in forma strutturata e leggibile da un elaboratore di dati e in un formato comunemente usato da un dispositivo elettronico;
  • il diritto di presentare un reclamo all’Autorità di controllo.

10 Diritto di revoca

L’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. La revoca del consenso dovrà essere effettuata utilizzando lo specifico link sulla email ricevuta.

11 Modalità di esercizio dei diritti

L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando una mail a: privacy@gesca.it

12 Riferimenti legali

La presente informativa privacy è redatta sulla base di molteplici ordinamenti legislativi, inclusi gli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 e il Decreto Legislativo n.196/2003 e successive novelle.

13 Titolare del trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento è Gesca S.r.l., con sede legale in Via degli Olmetti, 18 00060 – Formello (RM)

14 Contitolari del trattamento dei dati dei clienti Sistemi Spa

I Contitolari del trattamento sono:

  • Sistemi S.p.A., con sede legale in Via Magenta, 31 Collegno (TO)
  • Gesca S.r.l., con sede legale in Via degli Olmetti, 18 – Formello (RM)

15 Data Protection Officer

Tutti i chiarimenti e le richieste inerenti quanto previsto dall’articolo 8 della presente informativa vanno rivolte al DPO, mail: dpo@gesca.it, e/o a mezzo lettera Raccomandata A/R da spedire alla sede legale di Gesca srl, Viale degli Olmetti n. 18- CAP 00060 Formello (RM).

Roma 25 maggio 2018