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La conservazione digitale delle fatture elettroniche

La conservazione digitale delle fatture elettroniche
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A meno di un anno dall’introduzione della fatturazione elettronica, ci aspetta un altro importante passaggio: la conservazione digitale di questi documenti. Tempistiche, modalità e soluzioni a confronto.

La conservazione digitale delle fatture impatterà su tutti i soggetti che, meno di un anno fa, si sono ritrovati alle prese con l’implementazione dei flussi della fatturazione elettronica nel loro lavoro quotidiano.
Come allora, infatti, il processo di conservazione riguarderà aziende e professionisti, che dovranno scegliere quale modalità adottare ed a quale soggetto affidare il processo.

Tempi

La conservazione delle fatture deve essere compiuta entro i 3 mesi successivi alle dichiarazioni annuali.
Esempio: per la dichiarazione presentata quest’anno, relativa al 2018, la conservazione va completata entro il 2 marzo 2020.
C’è tempo, quindi…ma non troppo!

Modalità di conservazione

Esistono fondamentalmente 3 tipologie di conservazione:

  • in house
  • presso l’ADE (Agenzia delle Entrate)
  • in outsourcing (presso soggetto accreditato AGID)

Conservazione in house

Per gli utenti Sistemi la conservazione digitale delle fatture è già inclusa nella Gestione Integrata Fattura Elettronica.

L’utente può generare il manuale della conservazione (automatizzato, sul modello standard fornito da Sistemi).
Il Commercialista che opera la conservazione per conto dei clienti deve ricevere da questi il mandato con cui viene nominato responsabile della conservazione.

La conservazione in house con le soluzioni Sistemi gestisce tutti gli step del processo:

  • generazione dell’elenco delle fatture
  • firma digitale (se non apposta in fase di trasmissione allo SDI)
  • creazione del pacchetto di versamento, di archiviazione e chiusura con marca temporale
  • firma del responsabile della conservazione

Conservazione presso l’Agenzia delle Entrate

Il soggetto deve sottoscrivere l’accordo di conservazione sul portale dell’ADE, area “Fatture e Corrispettivi”-Conservazione.
Il Commercialista che attiva il servizio per conto dei clienti deve trasmettere la delega per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica.

L’ADE conserva solo le fatture passate attraverso SDI dopo la sottoscrizione dell’accordo; pertanto tutti i documenti precedentemente inviati o ricevuti devono essere inseriti manualmente.

L’utente delega all’Agenzia delle Entrate la conservazione digitale delle fatture, incluso il ruolo di responsabile.

Conservazione in outsourcing (con Able Tech)

Gli utenti Sistemi possono effettuare la conservazione con Able Tech, previo acquisto del modulo integrativo.
Analogamente, il Commercialista delegato dal cliente come responsabile, dovrà sottoscrivere il contratto con Able Tech, che diviene responsabile della conservazione.

L’utente potrà quindi:

  • creare la distinta delle fatture
  • apporre la firma sui documenti (se non precedentemente firmati per la trasmissione allo SDI)
  • creare il pacchetto di versamento
  • inviare il pacchetto ad Able Tech

Conservazione in outsourcing con altro soggetto accreditato AGID

L’utente, o il Commercialista delegato dal cliente, sceglie un soggetto accreditato AGID quale responsabile della conservazione digitale e provvede ad effettuare le medesime azioni indicate sopra, inviando tutto al soggetto prescelto.

Se sei un’Azienda o un Commercialista e stai valutando quale opzione scegliere per la conservazione delle fatture elettroniche, Gesca – Partner Sistemi Roma – può supportarti nella scelta più adatta alle tue esigenze.

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