Luci ed ombre dello smart working

Facciamo un primo bilancio dopo la fine dell’emergenza sanitaria. Come è andata con lo smart working in questi mesi? Aziende e professionisti sono riusciti ad organizzare il lavoro in questa nuova modalità? Cosa ne pensano i dipendenti, anche alla luce della possibilità che il lavoro agile divenga strutturale in futuro? Qualche spunto di riflessione dai sondaggi svolti nell’ultimo periodo.

Luci ed ombre dello smart working

Oggi vogliamo parlare di smart working da una prospettiva diversa: quella dei lavoratori.
Dipendenti e manager, che hanno sperimentato il lavoro agile in modo intensivo in questi mesi e che hanno espresso le loro opinioni sulla loro personale esperienza.
Emergono luci ed ombre dello smart working, sulle quali è interessante riflettere.

Un nuovo modo di lavorare

Lo smart working si è rivelato uno strumento efficace per contenere i contagi durante la pandemia del Covid19.

Non è solo questa, però, la ragione per cui si sta pensando al lavoro agile come ad una delle modalità di lavoro possibili nel prossimo futuro.
Molto è cambiato nel modo di lavorare, dal 9 marzo.
Non parliamo solo di tecnologie, ma anche di riorganizzazione dei processi e delle matrici di valutazione, che vanno aggiornate in base al nuovo concetto di produttività che lo smart working ha contribuito ad affermare.

Primi dati

Dando uno sguardo a indagini e statistiche sull’argomento condotte negli ultimi mesi, emergono alcuni punti chiave circa l’opinione che i dipendenti pubblici e privati hanno maturato ad oggi sullo smart working, dopo questa lunga sperimentazione.

Demia, per conto di Hermes Consulting, nel mese di aprile 2020 ha condotto un sondaggio su un campione di 500 manager italiani, di cui il 65% provenienti da grandi aziende ed il 35% dalle PMI.

L’84% dei top manager intervistati crede che lo smart working diventerà una realtà stabile nel mondo del lavoro, insieme ad un processo di aggiornamento sul piano della «cultura digitale», che per il 90% degli intervistati è fondamentale.

La spinta alla digitalizzazione data dalla pandemia ha promosso l’avvio di una cultura digitale strutturata, con l’introduzione di tecnologie per la collaborazione. Aumentata, secondo il sondaggio, anche la qualità e la produttività dei lavoratori.

Tuttavia, emergono alcuni effetti, positivi e negativi, che il lavoro agile ha determinato.

Più tempo. Sì, ma…

Questo è il primo dei vantaggi riconosciuto da tutti: meno tempo per il tragitto casa-lavoro, più tempo per se stessi e la propria famiglia.
Lo abbiamo ripetuto spesso qui sul nostro blog: un miglioramento del work-life balance ha risvolti positivi sulla vita e sulla produttività dei lavoratori.
Un’indagine condotta da Linkedin rivela, però, che:

Lavorare da casa, per il 48% del campione analizzato, si è tradotto in un surplus nel carico di lavoro. Quasi un italiano su due ha lavorato almeno un’ora in più al giorno: sviluppando il dato, si scopre come ci sia stato un eccesso di 20 ore lavorate in più in un solo mese di smart working. Solitamente, il 22% degli intervistati ha iniziato le giornate in anticipo, lavorando dalle 8 o fino alle 20.30, mentre il 24% ha terminato la giornata lavorativa anche dopo.

Abbiamo guadagnato tempo, indubbiamente, ma dobbiamo ancora imparare a gestirlo al meglio.
In particolare, è necessario ricreare un nuovo spazio “virtuale”, un nuovo confine tra lavoro e sfera privata, dimensioni della nostra vita che durante il lockdown sono state costrette a convivere all’interno delle mura domestiche.

È dunque necessario “aggiustare il tiro” e puntare a sviluppare nuove capacità nei lavoratori, soprattutto per quanto riguarda, come detto, la gestione del tempo lavorativo.
Se, infatti, è vero che il tragitto casa-lavoro è ritenuto da molti la prima causa di stress e stanchezza, sottraendo tempo prezioso alle attività, è pur vero che il ritorno a casa rappresenta una cesura netta, la conclusione della giornata lavorativa, quel cosiddetto “staccare la spina” che separa distintamente sfera privata e lavorativa.

Disconnessione

Durante l’emergenza, la priorità è divenuta la business continuity per le aziende e, di conseguenza, per i loro dipendenti.

La tendenza generale è stata quella di un’ampia flessibilità dell’orario di lavoro.
In molti casi, per molti lavoratori è stato difficile “resistere alla tentazione” di rispondere ad una mail o ad una call anche dopo l’orario lavorativo tradizionale, con buona pace del diritto alla disconnessione, altro tema che sta acquisendo via via sempre maggiore attenzione nel dibattito sullo smart working.
Il confine fra lavoro e vita privata è diventato, quindi, sempre più sottile.

Mancanza di strumenti e competenze

Dal punto di vista delle dotazioni personali, circa il 60% dei manager disponeva già di un’area adibita al lavoro nella propria casa, mentre il 39% ci ha pensato dopo il lockdown e la metà ha deciso che lo manterrà anche in futuro. Nel 77% dei casi i device usati sono principalmente quelli forniti dall’azienda e connessi ad una VPN (Virtual Private Network).
Per quanto riguarda l’uso di strumenti e tecnologie informatiche, ad esempio, il 69% le possedeva già, ma il 31% non ne era in possesso.

Lo smart working funziona a patto che ci siano gli strumenti e le condizioni ambientali adatte.
Molte aziende non erano pronte a far lavorare i dipendenti da casa, non disponendo né di tecnologie né di dotazioni hardware.
La PA, ad esempio, ha proposto ai propri dipendenti di lavorare utilizzando i loro mezzi (pc, smartphone, connessione).

I dati mettono in luce anche la necessità di acquisire competenze specifiche richieste per il lavoro agile: se infatti nella gran parte dei casi queste skills erano già sviluppate, in altri casi mancavano.

Questi due punti sono sostanziali.
Non tutti hanno avuto immediata disponibilità degli strumenti necessari.
In molti casi i lavoratori hanno dovuto condividere i propri dispositivi con i familiari (ad esempio, per la didattica a distanza dei figli).
A volte, è stato difficile ricavarsi uno spazio fisico all’interno della propria casa, dove poter godere di un minimo di privacy e tranquillità per concentrarsi sul lavoro.
Quest’ultimo aspetto ha sollevato anche diversi dubbi circa la sicurezza delle informazioni, che sono state gestite al di fuori del cosiddetto perimetro aziendale, con strumenti e canali non sempre sicuri.
La cultura digitale non è ancora così diffusa nel nostro paese, quindi in molti hanno dovuto formarsi velocemente, da autodidatta o con il supporto di colleghi più esperti, per poter utilizzare delle tecnologie di cui non conoscevano né il funzionamento né la logica.

Per molti lavoratori è stata dura superare certi ostacoli e questo certamente non depone a favore di un giudizio positivo sullo smart working.

Burnout

Il confine sottile tra lavoro e vita privata “ha portato il 22% degli italiani a rispondere più rapidamente alle esigenze dell’azienda e ad essere disponibile online più a lungo del normale; questo ha avuto anche dei riscontri sulla salute dei dipendenti. È emerso che il 46% dei lavoratori si sente più ansioso o stressato”.
È il cosiddetto burnout, termine che inizia ad essere di uso comune. Secondo un’indagine,

il 27% dei lavoratori ha sviluppato difficoltà a dormire. Uno stato di ansia costante, invece, si è verificato nel 22% dei lavoratori, mentre il 26% ha avuto problemi di concentrazione durante il giorno.

Tra i lavoratori digital si è, quindi, manifestato il problema opposto rispetto a chi era quasi a digiuno di tecnologia.
Già abituati a lavorare da remoto, molti dipendenti hanno profuso grande energia nelle attività, fino ad esaurirla, essendo stati sempre operativi.

Isolamento dalle dinamiche relazionali

Lo smart working, lo abbiamo detto più volte, non è per tutti.
C’è chi ha assoluto bisogno, a livello personale, di relazionarsi con colleghi e responsabili e non valuta positivamente il lavoro da remoto in via continuativa.

In effetti, sono gli stessi manager intervistati a confermare quanto è logicamente intuibile, e cioè che “il rapporto umano con i colleghi non può essere sostituito da una riunione su Zoom o una videochiamata”.
Inoltre, più della metà di loro sostiene anche che “a lungo andare, le competenze professionali possono risentire del mancato scambio quotidiano che avviene tra colleghi e capi”.
Anche per questo, si sta pensando ad un modello ibrido, in futuro, che contempli sia il lavoro in sede che quello da remoto.
Sarebbe forse l’ideale per tutti, visto quanto raccontato finora.

Smart working: piace o no?

L’indagine conclude riportando che, nonostante le criticità di cui abbiamo parlato, il 60% degli intervistati vorrebbe proseguire l’esperienza una volta terminata l’emergenza, mentre il 20% non vorrebbe continuare a lavorare in questa modalità.

Non è, quindi, un bilancio totalmente positivo.
A questo risultato ha contribuito certamente il fatto che è mancato un passaggio graduale, strutturato ed organizzato allo smart working.
La diffusione del lavoro agile ha beneficiato dell’emergenza, che ne ha accelerato enormemente la diffusione, ma contemporaneamente ha dovuto anche fare i conti con la mancanza di preparazione culturale (intesa come cultura digital) dei lavoratori.
Non è semplice passare in così poco tempo ad un modello basato su obiettivi e responsabilizzazione, anziché sul presenzialismo e la supervisione delle attività svolte.

Per molti lavoratori, trovarsi a lavorare da casa dall’oggi al domani, in molti casi senza strumenti né supporto, è stato un vero e proprio trauma.
Anche le dinamiche familiari ne hanno risentito, perché sono stati stravolti i ritmi abituali ed è stato necessario riprogrammare tempi e spazi per adulti e bambini all’interno dell’abitazione.

Di necessità, virtù

Non abbiamo avuto scelta.

La pandemia ci ha costretto ad un passaggio epocale, in cui però ci sono anche tanti aspetti positivi.
Molti progressi sono stati fatti in una gestione più snella dei processi, non solo aziendali., che hanno coinvolto sia la PA che il settore privato.
Sebbene ci sia ancora molto da migliorare per arrivare ad un equilibrio, la strada ora è tracciata.

Siamo da sempre convinti che il ruolo della tecnologia sia quello di dare soluzioni ad esigenze, senza complicare la vita a chi le utilizza.

L’emergenza ha dato evidenza a quello che possiamo considerare un nuovo inizio.

Fonti

Smart working, realtà consolidata
Decreto rilancio e smart working
Smart working, ansia e stress
Piano Colao e smart working
Nuove regole smart working
Decreto rilancio
Novità dal Decreto rilancio su smart working
Smart working e PA 2021
Novità Decreto Rilancio
PA e smart working
Prolungamento smart working PA
Sfida alla disconnessione
Fase 2 PA e smart working
Strutturare il lavoro agile