Microsoft 365 e MyAnalytics. Come non perdersi nel mare magnum delle e-mail

Anche voi ricevete e mandate decine, se non centinaia, di e-mail al giorno? Vi capita che vi sfuggano, seppellite nel feed, che cresce a velocità esagerata? Così si perdono aggiornamenti, si dimenticano cose da fare o si ignorano riunioni, tanto per fare degli esempi. Anche a questo ha pensato Microsoft 365, con MyAnalytics. Lo conoscete? Noi ce ne siamo già innamorati!

Microsoft 365 e MyAnalytics. Come non perdersi nel mare magnum delle e-mail

Le mail sono, da anni, croce e delizia del nostro quotidiano.

Nell’ultimo anno, però, complice la pandemia ed il conseguente smart working, si sono moltiplicate in modo esponenziale.
Come sopravvivere?

Oggi vi voglio parlare di una funzionalità di Microsoft 365 che riguarda Outlook: MyAnalytics.
Desidero raccontarla da utente, per condividere quanto si è fatta apprezzare da me, soprattutto in un paio di occasioni.

Partiamo dal dire cos’è.

MyAnalytics e la produttività personale

Ok, ok. Chiariamo subito un punto.

Quando si parla di produttività, si parla di controllo.
Qui, però, non parliamo di controllo da parte dell’azienda. Il servizio MyAnalytics è rivolto a chiunque lavori, per auto-monitorarsi e per ricevere aiuto nella gestione delle proprie attività.
È, e resta, un servizio personale, protetto da privacy, che aiuta chi lavora a non “perdersi i pezzi” in giornate o periodi particolarmente frenetici.
Non a caso, una delle notifiche che si riceve è chiamata “Edizione Benessere”.

Ma procediamo con ordine.

Di che si tratta

In sostanza, MyAnalytics analizza quello che fai e periodicamente ti invia delle e-mail riepilogative, con delle statistiche, per mostrarti come procede il tuo lavoro.

Non solo il quanto, ma soprattutto il come.

Ad esempio: 100 mail al giorno? Ok, ma come le hai gestite?
Va bene leggere e rispondere in tempi rapidi, ma se esageri ti distrai troppo da altre attività che richiedono concentrazione. Meglio (mi suggerisce MyAnalytics) impostarti uno spazio in cui gestirle, evitando continue interruzioni mentre fai altro.

Altro esempio: in un mese troppe attività si sono svolte in orario extra lavorativo; cerchiamo di capirne il motivo.
Non riesco ad organizzare al meglio l’agenda? Lui mi suggerisce come fare. Oppure, se ho poco spazio per le attività produttive, mi suggerisce come ricavarne di più.

La collaborazione, il rispetto delle scadenze, ma anche il giusto tempo per la concentrazione e quello dedicato al riposo.
Sono questi i focus che MyAnalytics sottopone periodicamente alla mia attenzione, dandomi degli interessanti spunti di riflessione.

E poi ci sono le “chicche”. Vediamone una.

La segretaria perfetta: i suggerimenti in linea

Per dirla semplice come una favoletta, Microsoft MyAnalytics è la segretaria personale che hai sempre sognato:

• non le sfugge nulla, ti ricorda quello che hai dimenticato al momento giusto, senza essere invadente
• se vede che lavori a ritmi troppo sostenuti, ti invita a prenderti una pausa (ancora non ti porta il caffè…ma forse ci arriverà presto 😊 )
• ti fa i complimenti se hai portato a termine le attività prefissate
• se non sei riuscito a completare qualcosa, ti suggerisce come potresti organizzarti meglio

La prima funzionalità è detta “suggerimenti in linea di Outlook” e la sto apprezzando ogni settimana di più.
Ecco perché.

Come funziona

I suggerimenti sono brevi notifiche, molto discrete, che appaiono a volte in Outlook mentre leggo o scrivo una mail. Le notifiche riguardano attività che risultano in sospeso.

Mi viene chiesto per ciascuna se è ancora una cosa da fare (in tal caso la contrassegno come tale) oppure se non si tratta di un’attività, ma di altro. In tal caso la mia spunta la farà sparire per sempre.

Proprio stamattina, vedo apparire una di queste notifiche. Breve, discreta anche alla vista.
Clicco e mi si apre una barra laterale, con una serie di attività pending e una semplice domanda sul loro status.
Sono cose che devo fare io, ma anche altre che sono in stand by perché non mi è arrivata una risposta.

Brevi promemoria, secchi, dritti al punto, ma molto efficaci.
Potrei dire quasi una lista della spesa; e, in effetti, le somiglia molto 🙂

Prima notifica

Outlook mi ricorda che sono ancora in attesa di feedback da parte di una collega.
Gli avevo scritto alcuni giorni fa chiedendole un’info, ma poi…me ne sono proprio dimenticata! Fortunatamente non è urgente e non ha scadenza.
Spunto su “da fare” e continuo.

Seconda notifica

MyAnalytics mi ricorda, di nuovo, di un altro feedback che attendo. Stavolta, però, è molto importante e l’ho anche sollecitato più volte.
A ricordarlo, lo ricordo anche da sola.
La data che vedo, però, mi allarma: decisamente non può attendere oltre. Invio immediatamente un sollecito.

E ringrazio MyAnalytics, che mi ha salvato da una figuraccia!
Proseguo e ne spunto un’altra, classificandola come una “non attività”.

Tutto questo è in realtà avvenuto in pochissimo tempo, davvero in un colpo d’occhio: la notifica riporta l’oggetto della mail o dell’attività, ti permette di inquadrare immediatamente la questione.

A quel punto, devi solo mettere un flag; il resto lo fa da solo.
Non è fighissimo? 🙂

Cosa c’è dietro MyAnalytics

Intelligenza artificiale.

Dietro MyAnalytics c’è un’assistente virtuale in grado di interpretare quello che hai scritto, di classificarlo e, se necessario, ricordartelo.

Questo, ad esempio, avviene spesso nelle mail aggregate, con tanti destinatari.
Quante volte scriviamo “mi fai sapere, per favore?”. Beh, se dovesse passarti di mente e nessuno ti fa sapere nulla, ci pensa MyAnalytics a ricordare che c’è un’azione che avresti dovuto fare o che qualcuno avrebbe dovuto farla per te.

Ammetto che l’intelligenza artificiale è un argomento che mi affascina da sempre, ma averne un “assaggio”, seppur piccolo, nel lavoro di tutti i giorni, ti fa comprendere davvero cosa significhi.

Un piccolo, grande aiuto, in una sempre più frenetica routine quotidiana, in cui è facilissimo dimenticare scadenze o attività

Ho preso spunto, infatti, da un pezzo che parla proprio di come, soprattutto nell’ultimo anno, i volumi delle comunicazioni sono aumentati a livelli di guardia. Ed è facile perdersi nel mare magnum delle e-mail…

Per questo, ho pensato di condividere questa esperienza. Da utente, come dicevo, che spesso annaspa in tante comunicazioni e perde il filo delle molte conversazioni quotidiane.

Se siete curiosi di provare anche voi l’ebbrezza di avere un assistente super-efficiente a pochissimi euro, scrivete qui sotto. Saremo felici di approfondire con voi.

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