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Microsoft Teams: domande e risposte per usarlo al meglio

Microsoft Teams
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In questi giorni stiamo ricevendo numerose richieste di approfondimento su Teams, lo strumento di collaboration di Microsoft per lavorare da remoto, gestire riunioni e videoconferenze, chattare con i colleghi e condividere documenti. Qui trovi una raccolta delle domande più frequenti, per sapere tutto quello che serve per sfruttarlo al meglio.

Microsoft Teams: domande e risposte

Microsoft Teams è uno strumento semplice e potente per lavorare da remoto e collaborare con i colleghi.

In questo periodo di emergenza, sono moltissime le organizzazioni che hanno scelto questa soluzione.
Abbiamo quindi ritenuto utile condividere le domande che ci vengono fatte più frequentemente, per aiutare tutti a capire come usare al meglio questo strumento.

Organizzare ed invitare ai meeting i propri contatti

D: Esiste un numero massimo di persone che possono partecipare ad una videochiamata ed interagire con i partecipanti ?
R: Teams permette il collegamento simultaneo di 250 utenti nei normali meeting e fino a 10.000 partecipanti nella modalità Live Event.

D: Come inserire i contatti in Teams?
R: Se sincronizzati su Azure Active Directory, gli utenti della propria organizzazione possono essere ricercati dalla barra, i propri contatti di Skype vengono ereditati. Nella versione Free di Teams, i contatti devono essere prima invitati.

D: Posso inserire in Teams persone esterne alla mia organizzazione (di un’altra organizzazione o che non hanno Teams/Office 365)?
R: Sì. Una persona esterna può essere invitata ad un gruppo, indipendentemente dal fatto che abbia una licenza Office 365 o meno.

D: Come posso collaborare in un Team composto da partecipanti di organizzazioni diverse (diversi tenant o ospiti esterni)?
R: In Teams è possibile aggiungere persone esterne all’organizzazione che avranno la qualifica di “Guest”. Durante la creazione del Team, verrà chiesto di aggiungere i membri e se abilitato dal vostro dipartimento IT potrete invitare anche utenti ospiti; questi verranno identificati con ruolo di Guest ed avranno permessi limitati rispetto ai partecipanti dell’organizzazione.

D: Gli utenti possono partecipare alle riunioni anche senza scaricare il client?
R: Sì. Microsoft Teams è accessibile da client desktop (Windows/MacOS), applicazione mobile (Android/iOS), nonché accessibile tramite il Client Web attraverso tutti i browser moderni (Edge, Chrome sono quelli consigliati per avere la ricchezza di funzionalità su audio/video).

Chat, teams e canali: differenze e modalità di uso 

D: Qual è la differenza tra chat e teams?
R: Le chat sono conversazioni  e possono essere one to one oppure di gruppo. Generalmente sostituiscono le mail quando si tratta di scambi brevi, tipo richieste di conferme o brevi delucidazioni.
Se condividiamo con un gruppo di lavoro una progettualità più lunga e strutturata, nella quale c’è scambio di file, sarebbe più opportuno creare un Team.
Un Team nasce con l’obiettivo di avere uno spazio per conversare, collaborare sui documenti ed organizzare il lavoro.

D: Come posso strutturare al meglio Teams per il mio gruppo di lavoro, esistono best practices?
R: Un Team è uno spazio dedicato alla collaborazione di un gruppo di persone che lavorano per un determinato obiettivo o progetto.
Prima di creare un Team, quindi, bisogna pensare all’obiettivo, al progetto prefissato e quindi ai colleghi sia interni che esterni alla propria organizzazione con i quali si dovrà collaborare.

D: È possibile limitare l’accesso ad un canale soltanto ad alcuni membri del team?
R: Sì, Teams permette la creazione di canali privati.

D: Quante persone si possono visualizzare tramite videocamera all’interno di un meeting? Come avviene lo switch delle telecamere durante la video conferenza?
Posso vedere tutti i partecipanti in contemporanea?
R: Attualmente, durante un meeting senza condivisione di contenuto, si possono visualizzare fino a 4 partecipanti attivi e un numero variabile di altri partecipanti, in riquadri più piccoli nella parte sottostante. Per quanto riguarda l’ordine, Teams mostra gli ultimi quattro ‘speaker’. Al momento questa è l’unica configurazione possibile.

D: Per riunioni con molti partecipanti quale tipo di riunione è consigliata?
R: Per meeting interattivi, dove tutti i partecipanti possono intervenire, è consigliata la modalità meeting, fino a 250 partecipanti. Per occasioni in cui c’è un piccolo numero di relatori ed un alto numero di partecipanti (fino a 10.000) si può usare la modalità “Live Events”. L’intervento degli altri partecipanti avviene tramite domande scritte in chat.

Come lavorare insieme su un documento

D: Cosa succede se più utenti accedono allo stesso file contemporaneamente?
R: Teams semplifica la condivisione dei file e la loro collaborazione. Se i file sono Word, Excel, PowerPoint, i colleghi possono visualizzare, modificare e collaborare, direttamente in Teams.

D: L’utilizzo della funzione di elaborazione in contemporanea di un file presuppone che sia salvato su OneDrive o può essere un file in locale?
R: Sì. Se il file è in locale e non sul Cloud, non è possibile lavorarci in contemporanea. Il file deve essere su Teams per poter attivare la funzionalità di co-editing in real time di un file.

D: Lo storico delle modifiche a un file rimane disponibile?
R: Lo storico delle modifiche è disponibile accedendo alla “version history” del file stesso. Saranno visualizzabili, comparabili e ripristinabili le singole versioni create.

Le informazioni su Teams sono al sicuro?

D: Dove vengono conservati i dati di Microsoft Teams?
R: I dati di Microsoft Teams vengono conservati sui datacenter Microsoft, in Europa. È possibile, dal proprio ambiente, vedere dove i propri dati vengono conservati.

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